電話に出れなかったときのメールは？例文やビジネスでよくあるシーンで解説

ビジネスで、相手からの電話に出られなかったためメールで返したいと考える人もいるのではないでしょうか。

そのまま放置すると「対応が遅い」「失礼だ」と悪い印象を与えてしまいます。

こうした場面で大切なのは、速やかにメールでフォローを入れることです。

この記事では、「電話に出れなかったときに送るビジネスメール」の例文と注意点をまとめています。

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電話に出れなかったときに送るビジネスメールの基本

電話に出れなかったときは、できるだけ早くメールでフォローするのがビジネスマナーです。

相手に不安を与えず、信頼を保つためには「基本の型」を押さえることが大切です。

この章では、メールを組み立てる際に必ず意識しておきたい要素を整理します。

件名の付け方

件名は「誰から」「どの件について」かが一目で分かることが重要です。

シンプルかつ明確に書くことで、相手がメールを開く優先度を高められます。

例えば「本日のお電話に出られなかった件について」「着信へのお詫びとご連絡」などが適切です。

冒頭の挨拶とお詫び

冒頭では必ず「お電話に出られず申し訳ございません」とお詫びを伝えます。

ここで過度な謝罪や言い訳を重ねる必要はありません。

シンプルに誠意を伝えることで、相手に誠実な印象を与えられます。

状況説明と折り返し連絡の提案

電話に出られなかった理由を簡潔に説明し、次にどう対応するのかを明示します。

折り返しが必要なら「この後〇時以降にお電話差し上げます」と具体的に伝えることが望ましいです。

結びの挨拶と配慮の言葉

最後は「ご都合のよろしいお時間をお知らせいただければ幸いです」「お手数をおかけして恐縮ですが、よろしくお願いいたします」といった配慮のある言葉で締めます。

これにより、相手が返信しやすくなります。

電話に出れなかったときに送るビジネスメール例文

実際にどのような文章にすればよいか悩む方が多いはずです。

ここでは、シーン別にすぐ使えるメール例文を紹介します。

それぞれ解説を添えているので、自分の状況に合わせてアレンジしてください。

取引先の場合

文章に汚染された人

ビジネス相手には丁寧な敬語と具体的な折り返し時間の提示が有効です。

上司の場合

文章に汚染された人

上司への連絡は簡潔かつ迅速な対応を示すのがポイントです。

社内関係者の場合

文章に汚染された人

社内のやりとりでは、折り返しではなくメール対応を希望する書き方も有効です。

就活の採用担当者の場合

文章に汚染された人

就活や採用関連では「礼儀正しさ」と「調整の柔軟さ」を伝えることが重要です。

電話に出れなかったときに送るビジネスメールのケース別

状況によって適切な対応は変わります。

以下ではケースごとの例文を紹介します。

折り返し電話が必要な場合

「折り返し時間を明確に伝える」ことが相手の安心につながります。

折り返し不要な場合

相手が要件をメールで済ませたい場合、無理に電話をする必要はありません。

アポイントの再調整を行う場合

予定変更を伴う場合は、複数の候補を出すとスムーズです。

電話に出れなかったときに送るビジネスメールのお詫び表現

謝罪は誠実に伝える必要がありますが、過度な表現は逆効果になることがあります。

過度な謝罪を避ける適切な表現例

これらはシンプルで相手に不快感を与えません。

言い訳を避けるシンプルな文章例

といった細かい理由は不要です。

文章に汚染された人

代わりに「対応できず失礼しました」とだけ伝えるのがスマートです。

電話に出れなかったときに送るビジネスメールの注意点

正しい例文を活用するためには、注意すべき点も押さえておくことが大切です。

メールの内容が適切であっても、タイミングや言葉選びを誤ると印象が悪くなってしまいます。

以下のポイントを意識すれば、より信頼されるメール対応につながります。

早めの返信をする

不在着信に気づいたら、可能な限り当日中にメールを送ることが基本です。

時間が経つほど誠意が伝わりにくくなり、「忘れていたのでは？」という不信感を招く恐れがあります。

特に取引先や上司からの電話であれば、数時間以内の対応が望ましいでしょう。

どうしてもすぐに返信できない場合は、簡潔に「後ほど改めてご連絡いたします」と送るだけでも誠意を示せます。

簡潔で明確な文章に

「謝罪 → 状況 → 対応」を3〜4行に収めることで、相手に負担をかけず、内容がスッと伝わります。

長文になると要点がぼやけ、かえって「何が言いたいのか分からない」という印象を与えてしまいます。

特にビジネスのメールは読みやすさが重視されるため、必要以上の言い訳や感情的な表現は避け、事実と対応策を端的にまとめることが大切です。

相手の都合を尊重する言葉を使う

「ご都合の良い時間をお知らせください」「無理のない範囲でご返信ください」といった相手ファーストの表現を入れると、誠実さが伝わりやすくなります。

自分の都合だけを押し付けると、相手に余計な負担を与えてしまいます。

特に取引先や初めてやり取りする相手の場合は、選択肢を複数提示するなど、相手が調整しやすい形を意識するとより好印象です。

電話に出れなかったときに送るビジネスメールのNG例

ここからは避けるべき例文を紹介します。

正しいお詫びメールが相手に好印象を与える一方で、誤った表現を使うと信頼を損なう原因になります。

特にビジネスの場では、言葉選びひとつが評価に直結するため注意が必要です。

以下は代表的なNGパターンです。

言い訳がましい内容

「電車に乗っていて出られませんでした」「スマホを見ていなくて気づきませんでした」など、言い訳は不要です。

相手は理由よりも「その後どう対応するのか」を知りたいと考えています。

必要以上に事情を説明すると、「責任転嫁している」と捉えられるリスクがあります。

改善策としては、シンプルに「先ほどはお電話に出られず申し訳ありません」と謝罪し、対応内容を提示するのが望ましいです。

過度に堅苦しい内容

「この度は不徳の致すところにより…」など、古めかしい表現は相手に違和感を与えます。

現代のビジネスメールでは、過剰に堅苦しい文章はかえって読みにくく、形式ばかりで誠実さが伝わらないことがあります。

改善するには、「先ほどはお電話に出られず申し訳ございません」といった、シンプルで丁寧な敬語を使う方が自然です。

カジュアルすぎる内容

「ごめんなさい！またかけますね！」といったフランクすぎる文は、取引先や採用担当者には不適切です。

親しい間柄であれば問題ありませんが、ビジネスメールでは信頼性を欠き、軽んじている印象を与えます。

改善策は、「先ほどはお電話に出られず失礼いたしました。改めて折り返しご連絡いたします」といったフォーマルな表現に切り替えることです。

まとめ

電話に出れなかったときは、すぐにビジネスメールでフォローすることが信頼関係を守る第一歩です。

本記事で解説したように、基本の型は以下の4ステップです。

• 件名で要件を明確にする
• 冒頭で簡潔にお詫びを伝える
• 状況と今後の対応を提示する
• 相手の都合を尊重する一文で締める

加えて、状況ごとの例文を参考にすれば、失礼のないメールがすぐに作成できます。

大切なのは「過度な言い訳や謝罪を避け、誠実かつ迅速に対応すること」です。

正しいメールで素早くフォローすれば、「電話に出られなかった」という事実も信頼を損なうことなく、むしろ丁寧な対応としてプラスの印象につながります。

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ここの創設者

文例ライター

「文章に自信がない…」そんな方へ。 ライターとして5年活動し、きれいな文章を研究してきました。また、転職も8回しており、志望動機などで悩む人に寄り添います。 ビジネス文例研究所では、履歴書・メール・敬語など、すぐ使える文例を紹介しています。