【ビジネスシーン別】fax送付状の本文の例文6選 | 基本構成や注意点を解説

「FAX送付状の本文ってどう書けばいいの？」とお悩みではありませんか？

メールやチャットが主流になった今でも、FAXはビジネスの現場で根強く使われています。

だからこそ、送付状の書き方やマナーを押さえておくことは、信頼感を損なわないためにも重要です。

この記事では、FAX送付状の基本構成や文例、書くときの注意点までわかりやすく解説します。

fax送付状の書き方やポイント

FAXを送る際、送付状を添えることで、文書の内容や目的を相手に正確に伝えることができます。メールやチャットが主流となった今でも、FAXは契約書や見積書のやり取りなどで根強く利用されています。ビジネス上のマナーを意識し、分かりやすく整った送付状を作成することが信頼感につながります。

基本的な構成は以下の通りです

宛先情報（会社名、部署名、担当者名など）
差出人情報（会社名、自社の部署名、担当者名、連絡先）
送付日・件名・枚数
挨拶文・主旨
添付資料の詳細
連絡事項や特記事項

文章は丁寧かつ簡潔を心がけ、パッと見て内容が把握できるようにするのが理想です。FAXは印刷される前提のため、レイアウトや文字の読みやすさにも配慮しましょう。

FAX送付状の本文の基本構成

FAX送付状の基本構成は、形式的な文書でありながらも、丁寧で温かみのある表現を取り入れることで、信頼感や配慮が伝わります。

特にビジネスでは、季節や相手との関係性に応じた時候の挨拶を添えると、より丁寧な印象になります。

fax送付状の本文の例文5選

書類送付の場合

初めて連絡する場合

返信・確認を依頼する場合

定期的なやりとりの場合

簡素ながら丁寧にまとめたい場合

見積書を送る場合

FAX送付状の注意点

FAX送付状を作成する際は、相手に失礼のないよう配慮しながら、正確かつわかりやすい文面を心がけることが大切です。

スムーズなやり取りを実現するために、以下の点に注意しましょう。

宛先情報の誤記に注意する

送付先の会社名・部署名・担当者名に誤りがあると、信用を損なう原因になります。

特に部署の統廃合や担当者の異動などがある場合は、最新の情報を確認してから記載するようにしましょう。

FAXは紙で直接届くため、メール以上に「宛名の正確さ」が問われます。

全体の枚数を明記する

FAXは送信エラーや用紙切れなどのトラブルが起こることもあります。

「全〇枚（本紙含む）」のように合計枚数を明記することで、受け手が送信漏れにすぐ気づけます。

特に見積書や契約書など複数ページにわたる書類を送る際には必須です。

読みやすいレイアウトを意識する

文字が小さすぎたり、行間が詰まりすぎているとFAXの特性上つぶれて読みにくくなります。

適度な行間やフォントサイズ（10.5～12pt程度）を保つことが望ましいです。

また、重要な項目（件名・送付内容・連絡先など）は太字や見出し形式にすると視認性が上がります。

機密情報や個人情報の取り扱いに配慮

FAXは送信先を一桁でも間違えると、第三者に情報が漏れるリスクがあります。

顧客情報や社外秘の資料を含む場合は、事前に相手へ送信予定を伝えるなど、誤送信対策を徹底しましょう。

必要に応じて、パスワード付きの電子データで送る代替手段も検討を。

送信後の到着確認を忘れずに

重要書類の場合は、FAX送信後に「届いていますでしょうか」などの電話やメールでのフォローが推奨されます。

送った側は安心でき、受け取った側も確認しやすくなります。

特に急ぎの案件や取引開始前のやり取りでは、ひと手間を惜しまない姿勢が信頼につながります。

まとめ

FAX送付状はただの書類添付ではなく、相手とのビジネスコミュニケーションの第一歩です。

正確さと配慮を忘れず、読みやすく簡潔に整えることで、信頼感と効率的なやり取りの両方を実現できます。

細部まで気を配った送付状作成を心がけましょう。